报价期间发生领料或补货，建议的做法是先把当前清单“冻结”成一个带版本号和截止时间的版本，之后所有数量变化都在这份版本上做增删并写明依据，而不是口头改数或直接覆盖原表。双方持有不同版本时，数量口径可能出现分歧。以下做法属于通用操作建议，不构成法律结论，具体权责仍以双方确认的书面约定为准。
先定冻结时点，再谈数量
在把库存清单发给对方之前，先约定一个数据截止时间，例如“以某日某时盘点表为准”。这个时点之后发生的领料、补货、退料、报废，都作为变更记录单独登记，不直接抹掉原始数字。
建议在清单上固定三个字段：清单版本号、截止时点、编制人。版本号可以用日期加序号的方式，例如“2026-09-21-01”，后续每次变更递增。
- 只改数量、不改版本号：容易让对方以为数量从未变过，可能造成核对困难。
- 改了数量又改版本号，但没写变更原因：对方无法判断哪一版才是最新。
- 同时在两份表上改数：两份都说不清，建议确定一个当前主版本，其余标注“历史版本，仅供追溯”。
字段怎么设，可参考华芯购整理的清单字段说明，按自己工厂的实际管理颗粒度增减即可。品牌、完整料号、批次、数量、包装及库存状态这几项建议保留，缺失的先标“待确认”。
用变更表保留原数量与新数量
| 变更项 | 建议记录 |
|---|---|
| 物料行号 | 固定行号、完整料号、批次 |
| 变更前后 | 原数量、新数量及单位 |
| 变更依据 | 领料或到货记录、日期、经办人 |
| 确认状态 | 已通知、待核对或双方已确认 |
新到货但尚未核实的部分先单列待确认，不直接计入可售数量。处置范围可参考待售、保留与在途物料区分。
每次变动，留三样东西
不管是领料还是补货，只要数量变了，就同步补上三样记录：
- 处置权限：这批料由谁决定可以卖、可以领、可以调拨。是仓库、采购、财务还是项目组，写清审批人。
- 数量依据：以什么为准。是盘点表、领料单、到货单，还是现场清点。单据编号一并写上。
- 清单版本：变更记在哪一版，变更后版本号是多少，变更日期是哪天。
示例（仅为示意，不代表任何真实单据）：某批连接器原清单记 5000 只，报价沟通期间生产领用 800 只，则新版本记录为“可售 4200 只，已领用 800 只（领料单号 XXX，审批人 XX），版本由 -01 升为 -02”。这样对方看到的不只是结果，还有变化过程。
补货同理。新到货的批次如果尚未核对状态，先记在“在途/待核实”区，等品牌、料号、批次、数量、包装核对完再并入待售清单，并再次升版本。
交接前建议逐项核对
- 双方手里的清单版本号是否一致，是否有一方还拿着旧版。
- 已领用、已调拨、已报废的部分是否已从可售数量中扣除，并留有单据。
- 在途物料是否明确标注“待确认”，有没有被误算进可售数量。
- 处置权限是否有对应的审批记录，而不是默认“仓库可以决定”。
- 变更记录是否按时间顺序连续，中间有没有跳过版本号。
这几项核对完，再进入实物验货和结算安排的讨论，会顺畅很多。异地上门、物流、验货与结算的具体安排，需结合货量和现场条件由双方确认。
常见问题
报价期间领了料，要不要重新发一份完整清单？ 建议发。只发一句“少了 800 只”容易漏记，完整清单加变更说明更清楚，同时把旧版标为历史版本并保留追溯。
补货还没入库，可以先写进报价数量吗？ 不建议。未入库或状态未核实的物料先写“待确认”，到货并核对品牌、料号、批次、数量、包装后再并入，避免后续数量对不上。
版本号要一直留着吗？ 建议保留历史版本，至少保留到交接完成。争议往往发生在事后追溯时，历史版本是还原过程的依据。
准备出售库存时，建议先把清单、包装标签和现场照片整理好，再通过华芯购报价页沟通确认。表单可直接保存询盘与所选附件，提交成功后显示询盘编号。请保留该编号并在补充版本时注明；没有成功回执时，先保留原资料并联系核实。价格、交接与结算仍以双方确认的条件为准。