要盘出精确的可用库存数量，关键不是照抄仓库总数，而是先统一“可用”口径，再设一个盘点截点，把实盘、占用和待确认部分分开记录。最后用实盘可流通数扣掉已预留、已领料未出账、待检或不可用部分，才得到可用于电子库存回收沟通的数量。建议不要直接拿 ERP 账面数当可用数。
先统一“可用”口径，别把账面数当答案
“可用库存”建议理解为：在盘点截点、现场可清点、状态可判断为可流通，并且没有被订单、样品、借出或领料占用的数量。它和账面库存、实物总数、在途数量是不同口径。
可以先把数量拆成几类：
- 账面数：系统或表格里的原始数字，可能含已预留、未过账或重复记录。
- 实盘数：现场逐件、逐箱清点到的总数，可能包含待检、破损、混批。
- 占用数：已预留、已领料未出账、借出、样品等。
- 不可用数：待检、不良、报废、外观异常、包装破损等。
- 在途数：尚未到货的数量，是否计入当前可用，建议由双方确认，通常单列更清楚。
可用数可用一个简明公式表示：可用数 = 实盘可流通数 − 已预留 − 已领料未出账 − 待检/不良/报废 − 借出/样品。若在途要到货后才可交接，不建议并入当前可用数。
按截点、分区、复核三步做实盘
建议按以下步骤操作，属于实务建议，不是企业制度或行业强制标准：
- 定截点。例如“某日某时后不再领料”，截点前发生的出库、领料、退料要有单据；若无法冻结，记录变动时间和责任人。
- 分区清点。按仓库、货架、箱号划分，先贴“已盘”“待盘”“待确认”标记，避免漏盘或重复盘。
- 逐行清点。按最小包装单位记录整包与零散数；同料号不同批次建议拆行，不要把混批写成一行。
- 差异复核。账面与实盘不一致时，不直接改数，先记录差异数量、差异原因和待确认事项。
- 状态标记。外观、标签、包装、日期码只写现场观察；没有可验证依据时，不要写“原装正品”“功能正常”或“检测合格”。
- 签字确认。记录盘点人、复核人和盘点时间，方便后续交接时对照。
示意对比表：账面数、实盘数与可用数
| 数量口径 | 记录什么 | 是否直接计入可用数 |
|---|---|---|
| 账面数 | 系统或表格原始数字，可能含预留、未过账 | 不建议直接计入 |
| 实盘数 | 现场清点总数，可能含待检、破损、混批 | 需扣减后才能用 |
| 已预留/已领料未出账 | 订单、样品、借出、领料单占用 | 不计入 |
| 待检/不良/报废 | 外观异常、包装破损、状态未知 | 不计入，标待确认 |
| 可用数 | 实盘可流通数减占用与不可用部分 | 计入 |
记录示例与边界：哪些数量先不要计入
以下为示意记录，不是真实客户数据：
| 字段 | 示意填写 |
|---|---|
| 料号 | A-0001（示意） |
| 批次/日期码 | 2312（示意） |
| 账面数 | 1000 |
| 实盘数 | 980 |
| 其中待确认 | 20（引脚氧化，待确认） |
| 已预留 | 200（订单预留） |
| 已领料未出账 | 50 |
| 可用数 | 710 |
| 备注 | 待确认20只不计入；确认可用后再调整 |
边界提醒：标签数量与实盘不一致时，建议以实盘为准，标签作为参考证据，差异行标“待确认”；数量单位写清“只、盘、卷、管”，整包与零散分开；只靠丝印无法确认完整型号时，先标待确认。若还没区分待售、保留、在途三类库存，建议先按站内处置优先级指南分组，避免把不同状态混在一张表里。
整理清单字段时，可参考 https://hxg-components.com/article-bom-fields.html 的字段示例。
常见问答
问：盘点时已领料但系统未出账，可用数填多少？
建议从实盘可流通数中扣除，并在备注写清领料单号、责任人和时间；无法确认时先标待确认，不要只按账面数。
问：标签数量与实盘不一致，以哪个为准？
以实盘为准，标签数量作为参考证据。差异行标待确认，写明差异数、包装是否开封、是否混批；必要时拍照留档。
问：在途库存算不算可用库存？
如果本批询价口径是“当前可交接库存”，建议不计入，另列在途行。若双方明确把在途纳入，需写清到货条件和确认方式。这是建议，不是强制标准。
准备好清单、包装标签和现场照片后，可通过 https://hxg-components.com/quote.html 提交。表单成功提交会保存询盘并返回 HXG 编号；保存不等于已报价或成交。若没有看到成功回执，先联系核对，避免重复提交或漏单。可上传 CSV、无公式 XLSX、JPG/PNG，最多3个、单个2MB、合计6MB。