库存交接时，双方签字确认的核心，是把“交了什么、交了多少、什么状态、依据哪份清单、差异怎么处理”固定在交接单上。建议至少确认清单版本与交接批号、逐行实交数量、型号/批次/包装状态、差异和待确认项、随附文件、交接时点与签字人授权。模板不必复杂，但字段要能对应实物和单据。
签字前先定三个口径
第一，确认数量口径。按最小包装单位、按盘/管/托盘，还是按颗/只？单位不同，实交数量就会不同。建议表头写明单位，行内写“拟交数量 / 实交数量 / 差异数量”。
第二，确认人员与授权。签字人是否有权代表工厂确认交接？建议在单上写姓名、部门或职务、联系方式，以及是否获得授权。如果仓库、采购、财务多方参与，可分别签“实物交接”“资料交接”“结算依据另行确认”，不要一个签名覆盖全部含义。
第三，确认清单版本与交接批号。每次修改清单，建议保留版本号或日期，例如“V2-20260923”。同一型号分布在多个仓库时，可用交接批号关联仓号、行号和批次。清单基础字段可参考清单字段参考。
交接单建议写清的字段
以下为示意，不是强制模板，可按实际货物调整。
- 表头：交接单编号、交接日期时间、地点、双方单位与联系人、清单版本、交接批号。
- 逐行字段：行号、仓号或库位、品牌、完整型号、批次或日期码、包装形态、单位、拟交数量、实交数量、差异数量、状态备注。
- 随附文件：清单文件、照片、装箱单、标签复印件、其他双方确认的文件。
- 差异记录：少交、多交、混装、标签不清、包装破损、型号待确认等。
- 签字区：交出方签字、接收方签字、日期时间、授权说明、备注。
| 确认项目 | 清单或标签上的信息 | 交接单上建议记录 | 双方签字确认点 |
|---|---|---|---|
| 型号 | 完整料号与尾缀 | 逐行照录，不合并多型号 | 确认以哪个版本为准 |
| 数量 | 标签数量或系统数量 | 拟交、实交、差异三列 | 确认实交数量与差异处理 |
| 批次 | 批次或日期码 | 看得到就记录，看不到写待确认 | 确认是否接受待确认 |
| 包装 | 原包装、散装、拆板料 | 实际包装状态 | 确认包装是否影响后续沟通 |
| 状态 | 外观、是否拆封、混装 | 只记录可观察事实 | 确认不替代检测结论 |
| 文件 | 标签、照片、装箱单 | 列明随附文件与份数 | 确认文件已收 |
表中“状态”一栏特别提醒：写“外箱破损”“料盘标签模糊”属于现场观察；不要写成“性能不良”“原装正品”这类未经检测或核验的结论。无法确认的写“待确认”。
双方签字确认哪些内容
建议把签字确认拆成四层：实物交接确认、资料交接确认、差异确认、责任时点确认。实物层记录实交数量、包装形态、外观可见状态、交接时间地点；资料层记录清单版本、标签照片、随附文件份数；差异层记录差异行号、差异原因、待确认项和下一步由谁补充；责任时点层记录签字后实物由哪一方保管、后续复核期限、发现差异后的沟通方式。
记录示例（示意）：交接单编号 HX-JJ-20260923-01；清单版本 V2；行号 0012，品牌 A，型号 ABC-123-XYZ，批次 2408，包装卷盘，拟交 5 盘，实交 5 盘，差异 0；行号 0013，品牌 B，型号 DEF-456，批次待确认，包装散装，拟交 2000 颗，实交 1986 颗，差异 -14 颗，备注“现场抽点，差异原因待复核”；双方签字：交出方张某、接收方李某，日期 2026-09-23。该示例只说明字段怎么落，不代表任何真实库存、检测结果或成交情况。
边界：签字不等于什么
签字确认通常只证明双方在某个时点对交接单所载内容达成确认，不等于质量检测合格，也不等于价格、结算方式和最终处置方案已经确定。如果交接单同时承载结算，建议另设条款或另附文件，写清“以实物复核后双方确认为准”。
照片、标签和清单可以作为辅助识别资料，但不替代实物验收。原厂状态、性能参数、真伪判断等，如果缺少可验证来源，建议标注“待确认”，不要用推测填空。涉及待售、保留、在途等不同处理状态的库存，可先看库存与电子废料分类指南，避免把不同处置口径写进同一张交接单。
常见问答
问：签字后才发现数量差异，还能改吗？ 答：取决于双方在交接单上的约定。建议在单上预留差异复核期限和书面反馈方式；如果没有约定，建议尽快用邮件或聊天记录提出，并附行号、照片和计算依据，由双方确认是否调整。
问：交接单能不能只写总数，不写型号明细？ 答：如果后续需要按型号沟通处置，建议至少保留型号、批次、数量和差异行。只写总数会让后续核对难以定位。字段可参考清单字段参考。
问：有照片和标签，还需要现场签字吗？ 答：照片和标签是辅助资料。是否现场签字、由谁签，建议由双方根据货量、存放地点和管理要求确认；签字页建议记录时间、地点和授权人。
下一步
建议先整理一份可对照的清单，保留原版本，把拟交、实交、差异和待确认项分开记录。需要华芯购协助沟通时，可通过库存询价页提交清单、标签或现场照片。表单成功提交会保存询盘并返回 HXG 编号，回执会显示附件数量；保存不等于已报价或成交。若没有收到成功回执，建议先联系核对是否提交成功，再继续补充资料。表单支持 CSV、无公式 XLSX、JPG/PNG，最多 3 个文件、单个 2MB、合计 6MB；其他格式或更大文件可按页面所列方式联系。