清单要省沟通，核心就一件事：让每个字段都能回答“这是什么、有多少、怎么来的、现在在哪、下一步找谁核对”。字段设计不必多，但必须是填表人能落笔、看表人能判断、后续能追溯到实物标签的字段。建议把 Excel 分成一行一个“料号+批次+状态”的记录，而不是一行一个型号；无法确认的格子写“待确认”，不要留空或用估算值代替。
先定表结构：主表、补充表、口径表
很多清单来回沟通，问题不在字段少，而在字段混在一起。建议分三块：主表放逐行记录，补充表放照片与包装附件索引，口径表放填写说明。这样对方不用追问“这个数量是盘点数还是标签数”。
主表建议每行代表一个可交接的最小单元，同一个料号不同批次、不同包装、不同库存状态就分行。字段可按下面分组（示意，非行业强制标准）：
- 标识组：内部行号、客户物料编码、品牌、完整料号、料号类型
- 数量组：数量、数量口径、单位、包装形态、最小包装数
- 状态组：库存状态、批次/日期码、RoHS/环保标识、原厂包装状态
- 来源组：来源单号、入库年份、项目代号（脱敏后）
- 位置组：仓库代号、库位、所在箱号/托盘号
- 资料组：标签照片编号、外观照片编号、数据表文件名
- 备注组：已知异常、待确认事项、填写人、填写日期
如果只是把 BOM 直接另存为询价表，容易把“采购需求”和“现有库存”混为一谈，可参考站内清单字段说明：https://hxg-components.com/article-bom-fields.html
对比表：哪些字段用固定选项，哪些必须自由填写
| 字段 | 建议填写方式 | 为什么这样设计 | 常见坑 |
|---|---|---|---|
| 完整料号 | 自由文本，禁止自动格式 | 保留原厂字符、斜杠、连字符 | 被 Excel 转成科学计数或日期 |
| 品牌 | 固定选项+“其他/待确认” | 减少同一品牌多种写法 | 中文名、英文名、简称混用 |
| 数量 | 数值+单位两列 | 数量与单位分离，便于核对 | 把“10K”写成文本，或单位混在数量里 |
| 数量口径 | 固定选项：盘点实数/标签数/系统数/待确认 | 明确数字来源 | 只写数字，后续争议无法回溯 |
| 库存状态 | 固定选项：原厂未开/已开封/散料/待检测/待确认 | 区分可流通与需确认状态 | 把未检测写成“全新” |
| 批次/日期码 | 自由文本 | 批次规则各厂不同 | 只写年份，丢失周期信息 |
| 包装 | 固定选项：卷盘/管装/托盘/袋装/散装/待确认 | 影响清点与搬运安排 | 把散料填成卷盘 |
| 照片编号 | 与文件命名一致的短编号 | 清单能对应到具体照片 | 照片名与清单行对不上 |
这张表的关键不是“字段越多越好”，而是固定选项负责统一口径，自由文本负责保留原始信息。两者混用，才会反复确认。
数量与状态：最需要边界的两个字段
数量字段建议拆成“数量”“单位”“数量口径”三列。散料、尾料、部分使用过的库存，若只写一个数字，接收方无法判断如何复核。未实际称重、未逐盘清点的，写“待确认”，并注明“以实物清点为准”。这不代表已检测，也不代表已确认可流通。
状态字段同样要克制。是否原厂包装、是否开封、是否有批次记录，属于可据标签和包装观察的记录；是否功能正常、是否原装正品，在未做实物核对前不应下结论。可以写“外观未见异常，功能待确认”，不要写“检测合格”。若同一型号不同批次混装，建议拆行，并在备注写“可合并沟通”，把是否合并留给后续双方确认。
填写示例（示意，非真实客户数据）
| 行号 | 完整料号 | 品牌 | 数量 | 单位 | 数量口径 | 包装 | 批次/日期码 | 库存状态 | 照片编号 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ABC1234-XYZ | 示例品牌 | 1200 | 个 | 盘点实数 | 卷盘 | 2235 | 原厂未开 | P-001 | 整盘未拆 |
| 2 | ABC1234-XYZ | 示例品牌 | 350 | 个 | 标签数 | 散装 | 待确认 | 已开封 | P-002 | 尾料，批次待核对 |
| 3 | 待确认 | 待确认 | 待确认 | 个 | 待确认 | 袋装 | 待确认 | 待检测 | P-003 | 丝印模糊，需实物核对 |
这个示例想说明：同一个料号可以分行，数量口径可以不同，未知状态可以直接写“待确认”。清单的目标是让沟通从“猜”变成“核对”，不是一次填到完美。
提交与后续：保存询盘不等于已报价
在把清单发出去之前，建议做三件事：第一，检查料号列是否被格式化成日期或科学计数；第二，确认每一行都能找到对应照片或包装标签；第三，把含客户名称、项目代号、终端信息的列先脱敏。若表格同时含可流通库存与电子废料，建议分组，不混在同一估价逻辑里。
准备提交时，可以通过 https://hxg-components.com/quote.html 上传清单和照片。表单实际支持 CSV、无公式 XLSX、JPG、PNG，最多 3 个文件，单个 2MB、合计 6MB。提交成功会保存询盘并返回 HXG 编号；没有成功回执时，建议先联系核对，不要重复提交。需要说明的是，保存询盘不等于已报价或已成交，后续仍需结合实物、批次和数量确认。
如果表里同时有在途、待售、保留三类库存，建议在清单中加一列“处置类别”分开记录，具体口径可参考已有的库存分类指南，不必在这张表里重复整套教程。
FAQ
问：料号一列可以合并单元格吗？ 建议不合并。合并后排序、筛选和逐行核对都会受影响。同一料号多批次，用重复料号分行更清楚。
问：数量不确定，可以先估一个数吗？ 可以估，但要把数量口径写成“估算”或“待确认”，并注明以实物清点为准。不要用估算值冒充盘点实数。
问：清单必须用 Excel 吗？ 不是。CSV 或无公式 XLSX 都便于读取。关键不是格式，而是字段能否对应到实物、标签和照片。
问：照片怎么和清单对应？ 建议用清单行号或短编号命名照片，例如 P-001、P-002，并在清单里保留“照片编号”列。这样沟通时可以直接指认，减少来回描述。