核实电子库存的权属与来源，不能只看仓库里有没有货，也不能只凭一张 Excel。建议把“文件链、实物标记、人员确认”三条线对齐：能说明归谁所有、从哪里来、为何在库；对不上的批次先标“待确认”，不要混入可流通报价清单。这样做的目的不是增加流程，而是避免把代管、寄售或来源不清的货当成自有库存处置。
先给每批货定一个权属状态
建议在盘点阶段就逐批标注权属状态，而不是等到询价时再补。常见状态包括：
- 自有库存：采购入库、资产台账或财务记录指向本公司。
- 客户寄售或代管：所有权可能仍归客户，需要寄售协议或客户书面确认。
- 供应商寄售或 VMI：货物在工厂库位，但所有权可能属于供应商。
- 客户退货或返修：即使实物在工厂，也可能仍属客户。
- 租赁、借用设备拆件：需确认拆件后权属是否转移。
- 已报废待处置：权属可能清晰，但处置路径要与可流通库存分组。
- 历史遗留或来源不明：直接标“待确认”，不要自行补造凭证。
如果同一批库存还要区分待售、保留、在途状态，可参考已有的处置优先级指南，避免把状态混进权属判断。权属不属于工厂的货，工厂不宜单方面出售；需要权利人授权或双方确认后再进入下一步。
三条证据线交叉核对来源
| 证据线 | 建议看什么 | 能说明什么 | 容易漏什么 |
|---|---|---|---|
| 文件链 | 采购订单、入库单、发票或付款记录、资产台账、寄售协议、退货单 | 来源与所有权线索 | 历史调拨、无票采购、口头代管 |
| 实物标记 | 原厂标签、批次或日期码、客户标签、资产编号、封箱签 | 实物与文件的对应关系 | 换包装、拆箱、标签脱落 |
| 人员确认 | 采购、仓库、财务、项目负责人书面说明 | 补齐文件缺口 | 人员变动、只有口头说法 |
三条线都指向同一权属方时，才建议进入可流通库存初评。只有一条线或相互矛盾时，先记录矛盾点，标“待确认”。不要用“应该没问题”替代授权文件。
记录示例：权属核对表字段示意
以下为字段示意，不是强制模板。字段可参考 https://hxg-components.com/article-bom-fields.html 的清单结构，但权属字段要单独增加，不要只靠 BOM 料号判断所有权。
- 批次号或库位：内部编号，便于照片与文件对应。
- 物料类别与完整料号：按实际标签记录，未知写“待确认”。
- 数量与包装单位：盘数、箱数、卷数分开写。
- 权属方：本公司、客户方、供应商、待确认。
- 来源类型：采购入库、客户寄售、退货、项目余料、历史遗留。
- 凭证：合同号、入库单号、发票号、寄售协议号；没有写“待补充”。
- 实物标记：标签照片编号、批次码、资产编号。
- 处置限制：需客户书面同意、需财务核销、需环保分流、无。
- 核对人、日期与结论：可进入初评、待确认、不进入可流通清单。
边界：这些情况不要直接认定
只有口头说明、没有书面记录，标待确认。发票开给关联公司或第三方，需确认实际权利人。客户寄售料与自有料混放，建议物理隔离或至少标签区分。已报废或已核销资产，权属可能清晰，但建议按电子废料与可流通库存分组沟通，不混同估价方法。历史遗留无单据时，可记录发现位置、经手人回忆和照片，但不要补造凭证。涉及客户项目或保密信息，先脱敏再对外发送清单。
FAQ
工厂自己买的料，为什么还要核实来源？
采购入库只是来源线索。若发票、付款或资产归属涉及分公司、关联方或客户项目，仍要确认权利人。建议保留采购订单、入库单和资产台账的对应关系，无法对应的标待确认。
客户寄售料可以一起卖吗？
不建议直接混入。寄售安排下所有权可能仍归客户，需要寄售协议和客户书面同意；没有授权时只能作为代管库存记录，不能按自有库存处置。
找不到原始单据怎么办？
先记录实物标签、库位、经手人和发现时间，列出缺失字段并标“待确认”，不要补造单据。可以和财务、仓库、采购分别核对，必要时请权利人出具说明；是否进入下一步，由双方根据资料确认。
准备把权属核对结果整理成可提交的清单时，可以经 https://hxg-components.com/quote.html 提交。表单成功提交会保存询盘并返回 HXG 编号；保存不等于已报价或成交。若没有收到成功回执，先通过联系页核对是否提交成功，再补充文件或照片。权属待确认的批次，建议在清单中单独列出，不要写成“可售”。