归档的核心是：把一次电子库存回收询价或一个库存批次当成独立档案，客户资料与报价记录分开权限、分开版本，再用索引关联。建议文件名带日期和版本，状态写“待确认、已收到回执、报价收到、待实物确认”等，不把未确认信息写成结论。以下做法是工厂内部管理建议，不是行业强制标准。
先分清三类资料，再决定归档位置
客户资料：联系人、项目名、终端客户、地址、合同信息等。这类资料敏感，建议单独目录或加密盘，不随 BOM 一起外发。
库存清单：BOM、料号、批次、数量、包装标签、照片。字段可参考 BOM 清单字段参考，但本文不展开 BOM 基础教程。
报价与沟通记录：询价回执、HXG 编号、回收方回复的报价单、邮件或聊天截图、附件清单、版本变更说明。
| 资料类别 | 建议存放 | 版本与权限 | 外发边界 | 状态标记 |
|---|---|---|---|---|
| 客户资料 | 受限目录，单独加密 | 客户主档加项目关联 | 脱敏后只带必要项目代号 | 密级、授权人 |
| 库存清单 | 批次档案的清单子目录 | 日期加版本，不覆盖 | 可外发，但先脱敏 | 待确认、已核对 |
| 报价记录 | 批次档案的报价子目录 | 按回复方、日期、版本 | 内部使用，不随意转发 | 已收到、待确认、已失效 |
| 回执与附件 | 与提交记录同目录 | 保留原始回执 | 附件数量与回执一致 | 成功、待核对 |
归档判断步骤
- 定档案边界：一次询价、一个项目或一个仓库批次建一个档案。多仓可拆成“批次加仓库”子目录；数量或料号变化时新增版本，不覆盖原文件。
- 先脱敏再外发：客户名、终端项目、联系人电话、成本或售价等，建议替换为代号。哪些字段需要保留，结合回收沟通需要由双方确认。
- 用统一编号：例如 ARCH-2026-001（示意）。若表单成功提交并返回 HXG 编号，把 HXG 编号作为关联键；没有成功回执的，标“待确认”并先联系核对，不要自行编造编号。
- 文件命名：料号清单_批次_YYYYMMDD_v1.xlsx；报价记录_回复方_YYYYMMDD_v1.pdf。避免“最终版”“final 最终版”这类不可追溯命名。
- 记录状态：待整理、已提交、已收到回执、报价收到、待实物确认、已成交、未成交、关闭。未知状态写待确认，不写“已检测合格”。
- 留存与权限：留存期限建议按公司财务、法务和合同要求执行；报价记录和客户资料建议只给需要的人访问。电子废料与可流通库存应分组沟通，估价方法不要混在同一归档结论里。
记录示例：一张归档索引写什么
可以用一张索引表把目录串起来。以下仅为示意，不是真实客户：
| 档案编号 | HXG编号 | 批次或项目 | 清单版本 | 客户资料密级 | 回执状态 | 报价版本 | 实物确认 | 下一步 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ARCH-2026-001（示意） | 以回执为准 | A仓库-2026Q3（示意） | BOM_v2_20260920 | 受限 | 已收到，附件3个 | 报价_v1_待确认 | 未开始 | 补充包装照片 |
索引建议包含：档案编号、关联 HXG 编号、批次名称、清单文件及版本、附件数量、报价文件及版本、沟通记录、脱敏状态、实物确认状态、成交或关闭状态、负责人和最后更新日期。若同一型号不同批次是否合并或拆行会影响清单版本，可参考已有指南：同一型号不同批次的电子库存，回收询价清单应该合并还是拆行？。这只是关联提醒，归档时仍以实际批次记录为准。
边界与常见问答
边界：初步估价不等于实物确认后的方案；表单保存询盘不等于已报价或成交；未检测状态不能写成合格或可用；报价记录中的价格、交期、结算方式，均以双方后续确认和合同为准。若状态未知，标“待确认”。
问：客户资料能不能和报价记录放在同一个文件夹？ 建议分开权限，用索引关联。报价记录可以引用项目代号，客户真实名称放在受限目录。对外发送时只带完成询价必需的脱敏字段。
问：表单提交成功，但没有收到 HXG 编号回执怎么办？ 成功提交会保存询盘并返回 HXG 编号；没有成功回执时先联系核对，确认是否已收到，不要重复提交或自行补编号。保存不等于已报价或成交。
问：收到多版报价，旧版要删吗？ 不建议直接删。按日期和回复方保留版本，新增差异说明，把最新版标为“当前沟通版本”，旧版标“历史版本、待确认”。是否作废由双方沟通确认。
准备好库存清单、包装标签和现场照片后，可经 华芯购报价页面 提交。表单成功提交会保存询盘并返回 HXG 编号；保存不等于已报价或成交。没有成功回执时，先通过官网联系页核对。需要时也可查看 联系页。